Verantwoordelijkheden laag in de organisatie

Het lijkt een trend van de huidige generatie bestuurders: verantwoordelijkheden laag in de organisatie. Het past bij dienend leiderschap, de participatiemaatschappij en mondige en goed geïnformeerde medewerkers. De autocratische leider is ouderwets. Het stimuleert medewerkers niet om mee te denken en creatief te zijn in het bedenken van oplossingen en het bereiken van doelen. Een aristocratische leider geeft top down leiding aan de organisatie. De planning & control cyclus is ingericht op basis van het beleid dat de leider heeft bepaald. Interne controlesystemen zijn ingericht om te controleren of de medewerkers doen wat ze moeten doen. Beslissingen worden op het hoogste niveau genomen. De democratische en coachende managementstijl past meer bij de huidige tijdsgeest. Medewerkers worden geïnspireerd en aangemoedigd om het beste uit zichzelf te halen door te komen met voorstellen voor het realiseren van doelen. Zelf denken in plaats van alleen maar uitvoeren wat de baas zegt. Er wordt geïnvesteerd in de ontwikkeling en groei van mensen om de best mogelijke projecten en diensten te leveren.

Wanneer verantwoordelijkheden lager in de organisatie worden gelegd, worden ook bevoegdheden lager in de organisatie gelegd. Managers en medewerkers krijgen de beschikking over budgetten en beslissen over de besteding ervan. Dat is nuttig en leerzaam. Geef ik wat extra geld uit om een doel toch te bereiken? Kan het anders? Is de prijs-kwaliteitsverhouding goed?

Bij verantwoordelijkheid krijgen ook hoort verantwoording afleggen. Hoe ben je met de middelen omgegaan? Welke doelen heb je wel en niet bereikt en waarom? Hoe ben je gekomen tot de selectie van leverancier A? Was leverancier B toch niet beter of goedkoper? Op het moment dat die vragen worden gesteld, krijg je soms het antwoord: “Dat is mijn verantwoordelijkheid, vertrouw je me dan niet?” De oorzaak is dat dat bij de verandering van de leiderschapsstijl de interne beheersingssystemen niet zijn mee veranderd. De AO/IC en de rapportagelijnen zijn nog ingesteld op de autocratische managementstijl. Het gevolg is dat men niet langer in control is. Offertes worden laag in de organisatie (vaak door 1 persoon) beoordeeld en er wordt een keuze gemaakt. Berust die keuze op objectieve criteria of op subjectieve? Zoiets moet duidelijk zijn.

Verantwoordelijkheid geven is mooi, laat dat gepaard gaan met verantwoordelijkheid nemen! Laag in de organisatie moet men zich kunnen en durven te verantwoorden. Als bestuur en leider ben je ervoor verantwoordelijk om de tools beschikbaar te stellen waardoor de organisatie in control kan zijn. Denk hierbij aan:
– Voldoende formalisatie van de gedelegeerde bevoegdheden naar de lagere niveaus
– Toegankelijke beslissingsinformatie en verantwoordingsinformatie op de lagere niveaus
– Goede rapportagelijnen van onder naar boven met toereikende toelichtingen
– Het analyseren van afwijkingen door een (business) controller en het bespreken hiervan
– De implementatie van soft controls
– Een adequate (fraude)risicoanalyse en een beoordeling of key controls afdoende zijn
– Een onafhankelijke data-analyse om onzichtbare patronen boven water te halen
– De inrichting van het three lines of defence model (ook wel three lines of responsibility genoemd).

Cosmo Schuurmans