Stress door te veel data
“Nederlandse leidinggevenden overweldigd door hoeveelheid data” meldde een persbericht van Oracle. Uit een onderzoek blijkt dat steeds meer managers de hoeveelheid data die op hen afkomt, zó overweldigend vinden, dat dit voor hen negatieve consequenties heeft. Beslissingen nemen wordt ingewikkelder, hun zelfvertrouwen neemt af, kansen op promotie komen onder druk of leiden tot het afzien van beslissingen. Zelfs burn-outs of ontslag bij het nemen van geen of verkeerde beslissingen werd genoemd. Maar wanneer weet je of je alles weet? In genoemd artikel van Oracle is het onderzoeksresultaat de kapstok voor het verwijzen naar allerlei data-analyse technieken en producten, die deze managers kunnen ondersteunen bij het zoeken en vooral vinden van betere en/of juistere informatie. Vanzelfsprekend is dit een oplossing. Ik was ooit betrokken bij een project waar we analyses moesten uitvoeren naar academische studies in de farmaceutische wereld, om op basis van specifieke ingrediënten van een nieuw geneesmiddel ‘geen enkel artikel te missen’ dat iets over die ingrediënten vertelde. Immers één enkel over het hoofd gezien artikel waarin bijvoorbeeld de relatie van het betreffend ingrediënt en kanker was besproken, kon commercieel het einde zijn van de research.
Software is een hulpmiddel maar we kunnen ook menselijke kennis inzetten. Een kennisvolle medemens om je als manager te helpen. Je kunt zelf alle informatie proberen te vinden. Maar in elke organisatie zijn vaak kennisvolle medewerkers die weten of, en zo ja waar gewenste informatie te vinden is. Zo bladerde ik in mijn oude boekje ‘Bedrijf, kennis en innovatie’ uit 1985 naar het hoofdstuk de ‘poortwachter’ of ‘gatekeeper’. Bij veel bedrijven een wat onbekende functie die vaak onvoldoende wordt herkend. Bepaalde personen die een bijzondere vaardigheid in ‘kennisnetwerken’ hebben. Zowel binnen als buiten de organisatie mensen kennen die relevante kennis en kunde hebben. Of invloed. Of andere netwerken kennen. Deze poortwachters blijken vaak belangrijke, verborgen informatiebronnen te zijn.
Het idee achter ‘Six degrees of separation’ is dat elke persoon zes stappen verwijderd is van alle mensen op de wereld. Zes graden van scheiding. In de reeks ‘vriend van een vriend’ kunnen elke twee mensen op de aarde met elkaar verbonden worden. Het staat ook bekend als de zes handdrukken-regel. Het concept werd oorspronkelijk uiteengezet in een kort verhaal uit 1929 van Frigyes Karinthy, waarin een groep mensen een spel speelt waarbij ze proberen een persoon ergens in de wereld met zichzelf te verbinden door een ketting van vijf anderen.
Het idee is gebaseerd op het feit dat de gemiddelde sociale afstand logaritmisch is in de omvang van de bevolking. Stel je een persoon voor met 100 vrienden. Als elk van zijn vrienden ook 100 vrienden heeft, dan is het aantal vrienden van vrienden 10.000. Als elk van die vrienden van vrienden ook 100 vrienden heeft, dan is het aantal vrienden van vrienden van vrienden 1.000.000. Sommige van die vrienden kunnen elkaar overlappen, dus we moeten filteren op de unieke connecties. Met slimme sociale media is de actuele scheiding tussen mensen zelfs te meten. De Facebook applicatie ‘Six degrees’ berekende in 2016 dat een onderzochte zes miljoen gebruikers een gemiddelde ‘scheiding’ had van 5,73 graden. Dat betekent dat gemiddeld 4,73 ‘tussenpersonen’ nodig zijn om iedereen in de wereld te kunnen benaderen.
Digitale data is zo handig omdat het met software makkelijk doorzoekbaar is. Met algoritmes kunnen we snel en slim zoeken, combinaties leggen en modellen maken. Afhankelijk van de beschikbare data (heb je alle data?), de kwaliteit van de data (Wat zijn de toleranties?), de bruikbaarheid van de data (met welk doel ooit gemaakt?) en tenslotte de geldigheid van die data (is het nog steeds waar?). De groei van onvoldoende gekwalificeerde data maakt datamanagement en masterdatamanagement steeds complexer. Dat is ook de onderliggende oorzaak van het managementprobleem dat in genoemde onderzoek van Oracle naar boven kwam. Men verdrinkt in een groeiende zee, of zelfs tsunami van onvoldoende gekwalificeerde data.
Daarom is het ‘kunnen vinden van gekwalificeerde data’ effectiever dan het steeds dieper analyseren van data die onvoldoende gekwalificeerd is. In die zoektocht is juist het ‘oude’ mensen-netwerk heel effectief. Mensen met vakkennis kunnen met social media beter en sneller gevonden worden. Ga in plaats van blind in dataverzamelingen, eerst in kennisverzamelingen zoeken. Dat betekent het ouderwetse netwerken. Weten waar bepaalde kennis aanwezig is en daar de juiste deskundigheid vinden. Via de ‘six degrees of separations’ is het op vakgerichte platformen als LinkedIn mogelijk de juiste kennisgroepen en -platformen te vinden. En daar veel kwalitatiever jouw benodigde informatie te zoeken. En dan pas de gevonden data nader en specifieker te analyseren.
Data kunnen we geregistreerd en dus terugvindbaar opslaan als geheugen, register en algemeen datawarehouse. Data moet ook kunnen stromen naar de plaats waar het nuttig, zinvol en toepasbaar is. Beide processen – goed opslaan en effectief stromen – zijn aan elkaar gerelateerd en vragen organisatie. Eigen opslag van data geeft een organisatie werkgeheugen, beschikbare uitvoeringsdata en last but notleast een archief. De archieffunctie is essentieel om geen dementerende organisatie te worden. Digitaal archiveren is een vak en ik heb daar al vaak over geschreven. De archivaris is de eindgebruiker van alle data die een organisatie maakt. En formeel besluit of data wordt bewaard of mag of zelfs moet worden vernietigd.
Naast georganiseerde opslag moet data ook kunnen stromen. Interne data zijn die volgens planning gebruikt of bewerkt moet worden door applicaties, afdelingen of personen. Of informatieve data voor nieuwe vakkennis, concurrentie-analyses, productinnovatie of nieuwe ontwikkelingen. ‘Opslag en stromen’ vormen de basis voor een datagedreven organisatie. Data geregistreerd opgeslagen in repositories én data die – gepland of getriggerd – wordt opgeroepen om processen mogelijk te maken of in gang te zetten. Opgeslagen is de data uw goud. Als het stroomt, is het uw olie. Afwisselend kostbaar bezit of bruikbare brandstof. Dat mogelijk maken, is de basis van goed masterdatamanagement: waar is uw data in rust en wanneer moet het gericht kunnen bewegen?
Er komt steeds meer belangstelling voor masterdatamanagement. We zien de opkomst van Chief Data Officers, data-leads, data-stewards en data-analisten. Algemeen datamanagement is – soms als wat saaie boekhoudfunctie – de kern van elk modern bedrijf. Zowel de kluizen voor de opslag als de kloppende harten die de data laten stromen. De operationele kennis en kunde van data als bouwsteen voor elk informatie-proces en -product. Vergelijkbaar als de atomen voor gewenste samengestelde moleculen. Als chemisch proces dat grondstof en brandstof nodig heeft om processen mogelijk te maken en producten te genereren. Beschikbare en stromende digitale data zijn de basis voor een beheerst ecosysteem dat van een organisatie een levende organisatie maakt. En dat managers vertrouwen geeft dat de verzamelde informatie daarover te vertrouwen en dus direct en effectief bruikbaar is.
Teruglezend bedacht ik mij dat de mede door mij opgerichte stichting i-mentor – oud ICT executives die beschikbaar zijn als mentor om vakgenoten te ondersteunen – een prachtige verzameling van poortwachters vormt. Benaderbaar en eventueel inzetbaar als u een kennis tekort heeft en gekwalificeerde data zoekt: https://i-mentor.nl
