IFRS 16: inkoopprocessen en contractmanagement in orde brengen

Louis de Koning
Met ingang van 2019 wordt de nieuwe wet- en regelgeving rond Lease Accounting van kracht volgens IFRS 16. Dit heeft aanzienlijke gevolgen voor de financiële verslaglegging van vastgoed en bedrijfsmiddelen. Organisaties zullen operational lease- en huurcontracten meet een waarde van meert dan $5000 in de balans moeten opnemen onder ‘activa en verplichtingen’. Dit lijkt nog ver vooruit, maar voor een soepele overgang en het realiseren van inzicht, zullen naar verwachting veel organisaties naar alle waarschijnlijkheid hun 2018 cijfers aanpassen voor vergelijkingsdoeleinden. Daarmee komt de aanvankelijk ruim gezette deadline voor IFRS 16 snel naderbij.
Is dit een groot issue? Je zou denken van niet. Organisaties nemen de lease- en huurverplichtingen immers al op in de toelichting van de jaarrekening (niet uit de balans blijkende verplichtingen). De soep was dus reeds opgediend, maar werd nog niet zo heet gegeten, zoals gebleken is bij een rondgang bij veel bedrijven. Maar met het in de balans intracomptabel opnemen van de lease- en huurcontracten wordt de soep nu wél heet opgediend!
Met software kunt u de implementatie van IFRS 16 vergemakkelijken. Een voorbeeld hiervan is Tagetik, waarin de betreffende contracten handmatig kunnen worden vastgelegd of via interfaces uit bronsystemen worden ingelezen, al dan niet met handmatige aanvulling van de noodzakelijke gegevens. Deze bronnen dienen echter wel beschikbaar te zijn. En daar ontbreekt het nogal eens aan…
Een goed Purchase to Pay (P2P) proces wordt ondersteund met een deugdelijk inkoopsysteem, wat onder andere contractmanagement bevat. Immers, het inkoopproces start niet bij de bestelling maar bij het afsluiten en managen van de inkoopcontracten en leveranciers. In praktijk blijkt dat op het gebied van P2P-processen en systemen vaak nog veel te verbeteren is. Regelmatig constateren wij dat een integrale verplichtingenadministratie ontbreekt. Met de huidige stand van de techniek kan dit bijdragen aan verdere efficiency en inzicht. Ook zien we regelmatig dat het contractmanagement niet op orde is. En ook dát is de basis voor een efficiënte implementatie van IFRS 16.
P2P-modules in ERP-systemen of best of breed P2P-platformen (zoals eSize) ondersteunen een best in class inkoop tot betaalproces op efficiënte en effectieve wijze. Met IFRS 16 wordt de soep wellicht heet opgediend, maar dan wel als voorgerecht om de inkoopprocessen en het contractmanagement op orde te brengen.
De auteur, Louis de Koning, is Associate Partner bij Improven.