Frenk Gerritsen
Dat het uitvoeren van het Know Your Customer (KYC) proces veel tijd in beslag neemt, is evident. Maar een groot deel van dit proces kan men wellicht automatiseren. Wat zijn dan die mogelijkheden om het KYC-proces te automatiseren en wat zijn de voordelen dan? Een ding is zeker, compliant zijn vraagt steeds meer capaciteit. Het aantal voltijds medewerkers dat zich bij de Nederlandse Wwft-plichtige instellingen bezighoudt met compliance is fors toegenomen de afgelopen jaren. Bij het naleven van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) komt veel kijken. Het KYC-proces – het onderzoek dat men uitvoert om cliënten goed te kennen – vergt de meeste tijd.
Men moet goed op de hoogte zijn van de intenties die bedrijven hebben om zaken te doen. Op basis daarvan is het een kwestie van wel of niet accepteren. Van belang daarbij is dat het volledige onderzoek goed gedocumenteerd wordt om in een later stadium eventuele vragen tijdens een controle van de toezichthouder te kunnen beantwoorden.
De vijf stappen van het KYC-proces
Het KYC-proces bestaat uit een acceptatietraject en vervolgens een monitoringproces. Samen bestaan die kort gezegd bestaan uit de volgende vijf stappen:
* Verifieer de organisatie en boomstructuur van cliënten
*Achterhaal de UBO
*Check de UBO op PEP, sancties en negatief nieuws
*Bepaal welke risico’s een cliënt meebrengt en stel de risicocategorie vast voor cliëntmonitoring
*Monitor cliënten periodiek (afhankelijk van de vastgestelde risicocategorie).
De eerste drie stappen en de laatste bestaan over het algemeen uit standaardregels die zijn vastgesteld en waar vaste datasets voor gebruikt kunnen worden. Daardoor lenen deze routinetaken zich perfect voor automatisering. Alleen het eindoordeel voor het wel of niet accepteren van een cliënt – stap vier dus – vraagt dan nog om een menselijke handeling.
Randvoorwaarden voor automatisering
Om de stappen een tot met drie en vijf goed te kunnen automatiseren, moeten de standaardregels als het ware in steen gegoten zijn. Zoals de risicoanalyse en de daarop gebaseerde gedragslijnen. Net als procedures en maatregelen om de risico’s op witwassen en financieren van terrorisme (en de risico’s die zijn geïdentificeerd tijdens de risicobeoordeling) te beperken en effectief te beheersen. Staan die eenmaal in de basis, dan is het zaak om de juiste datasets te verzamelen die bestaan uit betrouwbare bedrijfsinformatie.
Vervolgens kan het KYC-proces op twee manieren geautomatiseerd worden:
Via API’s
Met API’s wordt alle relevante bedrijfsinformatie die nodig is voor het onboarden en monitoren van cliënten automatisch toegevoegd aan het klantacceptatie- en monitoringsysteem. Denk aan uittreksels, bedrijfsnieuws, bedrijfsnieuws, informatie over de aandeelhoudersstructuur en de UBO informatie. Met compliance en UBO API’s worden de concernstructuur en de hoogste entiteit bepaald, de UBO wordt in beeld gebracht en deze wordt gecheckt op PEP, sancties en adverse media. Allemaal automatisch.
Via kant-en-klare software met een KYC-workflow
In een tool met KYC software zit alle bedrijfsinformatie die men nodig heeft voor KYC-onboarding en -monitoring in één tool. Deze beschikt daarnaast over een audit trail, die het complete KYC-work flow automatisch doorloopt. De resultaten uit deze stappen van het KYC-proces worden automatisch gebundeld en opgeslagen in een klantdossier. Vaak zit in de kant-en-klare KYC software de optie om periodieke monitoring in te stellen.
De automatisering van het KYC-proces levert over het algemeen de volgende voordelen op:
- Besparing van tijd bij de acceptatie van klanten en klantmonitoring voor KYC/CDD.
- Het aantal handmatige handelingen wordt beperkt, met als gevolg minder foutieve invoer.
- Het naleven door de organisatie van de Wwft wordt efficiënter en last but not least het voorkomt het zakendoen met frauduleuze of te risicovolle ondernemingen.
Walter Dielemans, partner en makelaar bij De Mik, Real Estate Partners verwoordt het als volgt: “Als makelaarskantoor deden wij voordat wij onder de Wwft vielen al cliëntenonderzoek, maar dat deden we handmatig. Daardoor ging dit niet altijd zo gestructureerd als zou moeten. Veel cliënten onderzochten wij al, maar er glipte ook wel eens een cliënt tussendoor. Dat wil je voorkomen. Om een professionaliseringsslag te maken zijn we daarom op zoek gegaan naar een tool die een groot deel van het cliëntenonderzoek uit handen neemt. Die mogelijkheid biedt Company.info met de KYC.app. Dankzij deze tool onderzoeken we cliënten bij cliëntacceptatie nu volgens één wijze. En we kunnen bestaande cliënten makkelijk periodiek monitoren door in te stellen wanneer we hen weer willen reviewen. Zeker omdat wij veel cliënten hebben waar wij al jarenlang mee samenwerken is dat prettig. Daarnaast krijgen we, vanwege de snel veranderde vastgoed- en investeringsmarkt, ook steeds vaker te maken met nieuwe, internationale cliënten. Die kunnen we nu ook makkelijk onderzoeken met de KYC.app.”
De auteur, Frenk Gerritsen, is Thought Leader Compliance bij Company.info in Amsterdam.
