Compliance en Ordina

Michel Klompmaker
Recentelijk publiceerde Ordina de bevindingen van het afgeronde onderzoek naar mogelijke onregelmatigheden bij aanbestedingen en opdrachten van de overheid. In de bevindingen van het onderzoek, uitgevoerd door het advocatenkantoor De Brauw Blackstone Westbroek, worden acht cases beschreven.

In het onderzoek zijn circa 1,5 miljoen data-items betrokken en circa 65 interviews gehouden. De data-items zijn ontsloten met behulp van forensische IT-expertise van Fox-IT. Daarnaast is de bedrijfscultuur en omgang met klanten binnen de afdeling Commercie tot heden onderzocht. Uit het onderzoek komt één case naar voren met een duidelijke aanwijzing van een mogelijke onregelmatigheid. Verder is de Raad van Bestuur van Ordina van mening dat in een aantal gevallen sprake is geweest van ongepast gedrag bij een beperkt aantal personen. Er zijn geen aanwijzingen vastgesteld van structurele onregelmatigheden. Niet is gebleken van een praktijk van excessief relatiebeheer, zoals dure geschenken of buitensporige evenementen. Ook zijn geen aanwijzingen aangetroffen van omkoping of ongeoorloofde afstemming met concurrenten.
Bevindingen cases
In de bevindingen van het onderzoek worden acht cases beschreven, waarvan zes naar aanleiding van vragen van het programma Zembla zoals eerder uiteengezet in een eerder persbericht van Ordina uit oktober 2014. Onderzoek naar de overige twee cases is geïnitieerd naar aanleiding van additionele signalen van mogelijke onregelmatigheden die in het kader van het onderzoek naar boven kwamen. Gedetailleerde informatie over de cases is terug te vinden in de aandeelhouderscirculaire.
De Raad van Bestuur betreurt het dat in één case een duidelijke aanwijzing is gevonden van een mogelijke onregelmatigheid en dat in een aantal gevallen sprake is geweest van ongepast gedrag bij een beperkt aantal personen. Met ongepast gedrag bedoelt Ordina gedrag dat niet past bij de normen en waarden van ons bedrijf.
Onregelmatigheden
De case, waarin een duidelijke aanwijzing van een mogelijke onregelmatigheid is gevonden, betreft een raamovereenkomst met het Openbaar Ministerie (OM) uit 2009. Na voorlopige gunning van de aanbesteding aan Ordina lijkt een medewerker van de klant aan Ordina verzocht te hebben om de prijsstelling van de offerte aan te passen. Vervolgens lijkt die prijsstelling bij de offerte inderdaad te zijn gewijzigd. Op die basis is de raamovereenkomst uiteindelijk gesloten. Wij hebben over dit geval inmiddels contact opgenomen met het OM in haar hoedanigheid van opdrachtgever.
In vier cases (driemaal bij de IND en eenmaal bij de Gemeente Rotterdam) betreft het situaties waarin contacten hebben plaatsgevonden met opdrachtgevers gedurende een aanbesteding of waarin (vertrouwelijke) informatie is of kan zijn gedeeld. Daarbij is op grond van het onderzoek niet vastgesteld dat die contacten of informatiedeling onregelmatig zijn geweest. Een aantal situaties kan wel vragen oproepen en in enkele gevallen vinden wij dat sprake is geweest van ongepast gedrag van onze (voormalige) medewerkers.
Een andere case, bij het ICT-bedrijf van de rechterlijke organisatie ICTRO, heeft betrekking op de verlenging van een raamovereenkomst op initiatief van de opdrachtgever. Daarbij is het de vraag of de overeenkomst op deze wijze nog verlengd had mogen worden.
Bij de overige twee cases (een bij Defensie en een bij het OM) lijkt geen sprake te zijn geweest van onregelmatigheden maar van reguliere informatiedeling.
De genoemde aanbestedingen en opdrachten hebben betrekking op de periode 2005 – 2010. Veel van de betrokken medewerkers, waaronder een aantal zzp’ers, zijn de afgelopen jaren bij Ordina vertrokken. Van één medewerker die nog bij Ordina werkzaam was, is inmiddels afscheid genomen. Op basis van de recente onderzoeksresultaten beraadt de Raad van Bestuur zich op disciplinaire maatregelen tegen een beperkt aantal individuen.
Compliance aspecten
Ordina stelt op basis van het onderzoek vast dat de cultuur binnen de afdeling Commercie zich in die tijd kenmerkte door een ondernemende en informele gang van zaken, waarbij veel werd overgelaten aan de eigen verantwoordelijkheid van de individuele medewerker. Een klein aantal personen binnen het team dat zich bezighield met overheidsopdrachtgevers vormde een subgroep, met een eigen taalgebruik en wijze van opereren. Voor hen had iedere potentiële opdracht topprioriteit. Deze subgroep presenteerde informatie intern soms interessanter dan de inhoud vermoedelijk rechtvaardigde, om zo potentiële opdrachten intern te verkopen. Het gehanteerde taalgebruik kon daarbij de situatie anders doen overkomen dan dat ze in werkelijkheid was. Deze gang van zaken is op zijn minst onhandig, ongelukkig en in enkele gevallen ongepast geweest.
De compliance-richtlijnen van Ordina boden in die periode onvoldoende richtsnoeren wat in enkele cases heeft geleid tot ongepast gedrag in de omgang met klanten en met betrekking tot het delen van vertrouwelijke informatie.
Geen structurele onregelmatigheden
Op basis van de bevindingen van het onderzoek concludeert Ordina dat er geen aanwijzingen zijn gevonden van structurele onregelmatigheden bij aanbestedingen en opdrachten van de overheid. Uit het onderzoek is niet gebleken van een praktijk van excessief relatiebeheer, zoals dure geschenken of buitensporige evenementen. Ook zijn geen aanwijzingen aangetroffen van omkoping of ongeoorloofde afstemming met concurrenten.
De Raad van Bestuur heeft maatregelen getroffen om haar bestaand beleid en interne procedures rond integriteit en controle nadrukkelijk te intensiveren. Het integriteitsprogramma heeft drie hoofdbestanddelen:
• aangescherpte interne gedragsrichtlijnen onder meer op het gebied van vertrouwelijke informatie, relatiebeheer en belangenverstrengeling;
• vergroten van bewustwording op het gebied van compliance, integriteit en transparantie zoals specifieke trainingen en Dilemma’s & Vragen-bijeenkomsten om in dialoog een open cultuur te creëren; en
• compliance als integraal onderdeel van het werkproces zoals het ‘vier-ogenprincipe’ bij aanbestedingen of offertes en aandacht voor individuele verantwoordelijkheid voor naleving van regels en afspraken.
Stépan Breedveld, CEO Ordina: “Wij staan voor Ordina als een integer bedrijf en veroordelen elke vorm van ongepast gedrag. Wij beseffen dat de bevindingen impact hebben op onze klanten, medewerkers en aandeelhouders. Al onze stakeholders moeten blind op ons kunnen vertrouwen. Terecht verwachten zij dat wij de hoogste standaarden hanteren in de beoordeling van gewenst en ongewenst handelen. Wij hebben de ambitie gesteld om onszelf positief te onderscheiden op het gebied van integriteit, compliance en transparantie. Ons integriteitsprogramma vervult daarin een cruciale rol.”