Als gevolg van het vele thuiswerken hebben meer organisaties de aangifte van hun onkosten en facturen van medewerkers recent gedigitaliseerd. Volgens een rapport van de internationale antifraude-organisatie ACFE voldoen heel wat ingediende onkosten en facturen echter niet aan het beleid van werkgevers. Jaarlijks verliezen bedrijven gemiddeld 27.000 euro per jaar door fouten en fraude met onkostenaangiftes, in hoofdzaak, dat wil zeggen rond de dertig procent door een gebrek aan interne controles. Daarom wordt nu kunstmatige intelligentie toegevoegd aan de onkostenapp SAP Concur.
Bedrijven moeten nu eenmaal hun boekhouding in orde hebben, en fouten, fraude en onnodige uitgaven van medewerkers horen daar niet bij. Veel bedrijven verwachten dat de toekomst nog complexer wordt worden. Dat blijkt uit het rapport want bijna de helft van financiële directeuren verwacht na corona meer audits en sancties.
Om fouten bij onkosten tegen te gaan en de risico’s al in een vroeg stadium te beperken, is er nu Concur Detect by Oversight. Dat is een nieuwe AI-module in onkostenapp SAP Concur. Concur ontwikkelde de oplossing samen met Oversight, een bedrijf dat gespecialiseerd is in uitgavenbeheer en risicobeperking. De oplossing maakt de controle van uitgaven en een correct onkostenbeleid eenvoudiger dankzij de ingebouwde intelligentie en automatisering van data-analyse met correlatie van verschillende gegevens. De artificiële intelligentie identificeert automatisch mogelijke fouten, fraude en patronen die op misbruik kunnen duiden, zowel voor als na het terugbetalen van onkosten. Daartoe is Concur Detect by Oversight gekoppeld met de Concur Expense-workflow.
De AI-module gaat ook automatisch items met een laag risico filteren en goedkeuren. Daardoor kunnen werkgevers bepaalde uitgaven sneller terugbetalen aan werknemers, én tegelijk meer aandacht schenken aan items met een verhoogd risico. Met de oplossing wordt het voor bedrijven ook eenvoudiger om onopzettelijk misbruik te onderscheiden van bewuste fraude. Organisaties krijgen per werknemer een beter inzicht in de verschillende, steeds terugkerende en incidentele fouten. Op basis daarvan kunnen auditors hun beleid en best practices verscherpen.
Pino Spadaro, Head of SAP Concur Benelux: “Het spreekt vanzelf dat niet iedere medewerker het onkostenbeleid van zijn werkgever kent. We zien bovendien dat vele bedrijven hun beleid en richtlijnen ter zake hebben aangepast, bijvoorbeeld voor de thuiswerk-onkostenregeling. Het aantal fout ingevulde aangiftes neemt daardoor toe, maar een zorgvuldige controle is zeer tijdrovend en het aantal auditors beperkt. Concur Detect by Oversight helpt om ingediende aangiftes automatisch te toetsen aan het onkostenbeleid van de organisatie. Zo kunnen klanten onjuiste aangiftes eruithalen, corrigeren en zijn ze boekhoudkundig in orde.”
