Frank van den Nieuwenhuijzen
PwC introduceerde The Crisis: in dit prikkelende rollenspel werden de toezichthouders van het fictieve chemiebedrijf Chemco International geconfronteerd met een ernstig geval van boekenfraude. De betrokken CEO, CFO en de interne auditcommissie doen niet wat gevraagd wordt. Met desastreuze gevolgen.
Marcel Prinsenberg: “Deze case kan direct worden geprojecteerd op de taken van risk management en compliance. Juist omdat de interne ‘waarschuwers’ zwijgen of bagatelliseren escaleert het.” Zijn collega Eugénie Krijnsen vult aan: “Je kunt op drie niveaus naar de film kijken: institutioneel, procedureel en relationeel. Dat laatste aspect is het voornaamste: Welke partijen hebben zich gevormd en hoe werken ze samen?”
Het negeren van de klokkenluider
In het eerste fragment wijst CEO David op de noodzaak om te investeren. CFO Bernard is het daarmee in principe eens. Wel heeft de CEO onlangs een verontrustende e-mail ontvangen van een voormalige financiële controller: de afdeling Coatings zou sjoemelen met kwartaalcijfers. Volgens de controller wist ook de CFO van de fraude. In zijn mail uit hij een forse beschuldiging: nadat hij een en ander had gemeld, volgde ontslag op staande voet wegens ongewenste intimiteiten. CFO Bernard reageert gebeten: “Hij wil de boel saboteren en zijn ontslagvergoeding opschroeven. Er zijn geen manipulaties bij Coatings.” CEO en CFO besluiten om de interne auditcommissie onderzoek te laten doen. De positieve rapportage van de auditcommissie kan straks prima voorafgaan aan de presentatie van de jaarcijfers. De gewenste substantiële investering moet in elk geval doorgaan.
Reacties:
“Vreemd dat de CEO zo informeel communiceert met de CFO. Laatstgenoemde wordt beschuldigd van malversatie door een klokkenluider. Hier past een meer protocollaire weg, door bijvoorbeeld eens te gaan praten met de voorzitters van de Raad van Commissarissen of de auditcommissie.”
- “De RvC heeft een duidelijke werkgeversrol met betrekking tot de klokkenluider. Zij moeten de beschuldiging nauwgezet (laten) onderzoeken. In Nederland staat deze constructie omschreven in elke Klokkenluidersregeling. Dat komt totaal niet aan bod.”
Bevriende auditor
Terloops belt CFO Bernard een bevriende auditor en probeert hij het onderzoek in de week te leggen. Hij geeft nogmaals aan dat de klokkenluider uit is op wraak en zal zelf ook nog even contact opnemen met de afdeling Coatings. Het onderzoek wordt afgerond. Bij Coatings is niets gevonden; om die reden is Group Finance niet eens onderzocht. Wel moet er nog een kopie naar de accountant. Die wil het rapport inzien vóórdat de jaarcijfers definitief worden goedgekeurd.
Reacties:
- “De houding van de auditcommissie is totaal onkritisch. Ze vragen niet eens of ze de e-mail van de klokkenluider kunnen inzien. Het lijkt of ze er een beetje bijhangen en alleen reageren op voorspraak van anderen.”
- “De lijntjes tussen CFO en de audit commissie zijn wel héél kort. Maar ook in die situatie kun je nog mild op de mensen zijn en hard op de feiten… Dat neemt niet weg dat het fout is wat er hier gebeurt. De CFO stuurt het onderzoek. Degene die expliciet beschuldigd wordt, regelt de informatievoorziening.”
- “Zo’n aanpak wordt in de eerste scène al gesuggereerd door de CEO. Ook die gaat te informeel met de zaak en de beschuldigde om. Volgens mij mist in deze organisatie elk protocol rond ethische kwesties en incident response.”
De externe accountant in beeld
Bij de externe accountant gaat het mis. Er worden vraagtekens gezet bij het onderzoeksrapport. Dat riekt naar belangenverstrengeling. Bovendien blijkt dat de auditcommissie niet erg diep heeft gegraven. De accountant is nog eens door de boeken van Coatings gegaan, en er is wel degelijk een patroon zichtbaar. De accountant vertrouwt de CFO niet en wil een nieuw, onafhankelijk onderzoek. Voorlopig worden er geen jaarcijfers goedgekeurd. De voorzitter van de interne auditcommissie schrikt. Hij ziet nu pas de ernst van de zaak.
Intern wordt nog steeds gefocust op een probleemloze publicatie van de jaarcijfers: “Ach, die externe onderzoekscommissie begrijpt ons belang heus wel.” Toch is er ook twijfel. Dat er geen beleid is op dit punt, blijkt uit het feit dat er een bevriende CEO wordt gebeld die recent ook een schandaal aan de hand had. Maar het is too little, too late. De directie wordt verrast door de media, die de affaire groot publiceren.
Reacties:
- “De voorzitter van de auditcommissie is niet berekend op zijn taak. Nu pas begint hij over aandeelhouders en reputatieschade. Maar dat had hij natuurlijk meteen moeten doen.”
- “De rol van de accountant is als een van de weinigen wel overtuigend. Zij worden betaald door Chemco maar doen in dit rampscenario geen concessies. Aan de andere kant: het lijkt erop dat de accountant ook pas op het allerlaatste moment in actie komt. Als er iets speelt bij Coatings, dan hadden zij dat eerder moeten melden.”
Eugénie Krijnsen sluit de sessie af. “Met films als deze willen we ongemakkelijke zaken in de governance van het bedrijf bespreekbaar maken. Het is een prima middel om de dialoog te openen.”
Foto : Arend-Jan Hermsen
