Iedere bestuurder en toezichthouder wordt geacht de statuten te kennen
Laatst hoorde ik een commissaris van een AEX-fonds zeggen dat je goede statuten moet opstellen en dat deze vervolgens in een la kunnen worden opgeborgen om pas weer tevoorschijn gehaald te worden als je ze nodig hebt. Ik vrees dat veel bestuurders en toezichthouders zich in dit beeld zullen herkennen. Hoe vaak nemen commissarissen en bestuurders eigenlijk de statuten van hun organisatie ter hand? Dat lijkt me een interessante vraag voor een enquête. Is dat eenmaal tijdens hun gehele functioneren, bijvoorbeeld bij hun aantreden? Of jaarlijks bij de jaarvergadering? Misschien per kwartaal of zelfs maandelijks? Gelet op de hiervoor genoemde uitspraak van de AEX-fonds-commissaris, vrees ik dat hij de statuten hooguit eens per jaar inkijkt en dat dat het algemene beeld is. Hierin schuilt echter een zeer groot gevaar.
Wie wil gaan deelnemen aan het verkeer moet de verkeersregels kennen. Op de basisschool leren we deze regels, zodat we als voetganger en als fietser veilig aan het verkeer kunnen deelnemen. Vervolgens – als we wat ouder worden – kunnen we met diverse soorten gemotoriseerde voertuigen meedoen, maar steeds is daarvoor een passend rijbewijs nodig. Onderdeel daarvan is dat men de verkeersregels leert.
In statuten (en reglementen) van bedrijven en organisaties staat allerhande nuttige, maar tevens essentiële informatie, zoals welk orgaan bevoegd is over bepaalde onderwerpen te besluiten, wie de rechtspersoon mag vertegenwoordigen, voor hoelang bestuurders en commissarissen benoemd worden, voor welke besluiten het bestuur voorafgaande toestemming moet vragen aan de Raad van Commisarissen, waar vergaderingen van aandeelhouders moeten plaatsvinden, hoe de bijeenroeping van vergaderingen plaatsvindt en dergelijke.
Wie deze regels niet in acht neemt, loopt een groot risico. Niet alleen kan dat met zich meebrengen dat besluiten ongeldig of vernietigbaar zijn, ook loopt de persoon in kwestie daardoor een groter risico om persoonlijk aansprakelijk te zijn. Dergelijke regels zijn er niet voor niets. Zij moeten ervoor zorgen dat de omgang tussen alle bij de rechtspersoon betrokken personen ordelijk verloopt. Vaak dienen deze regels mede ter bescherming van de rechtspersoon zelf.
Dat bestuurders en toezichthouders hun statuten niet vaak (genoeg) inkijken, is niet helemaal onbegrijpelijk. Statuten blinken nu eenmaal niet uit in leesbaarheid en toegankelijkheid. Vaak worden hierin ook hele lappen tekst uit de wet letterlijk overgeschreven, zonder dat daar enige noodzaak voor bestaat. Dat moedigt je natuurlijk niet aan om te kijken wat er staat. En bovendien, als je het al hebt gelezen, begrijp je dan ook wat er staat?
Dat nodeloos overschrijven van de wet heeft ook een ander nadeel. Onze wetgever wil uiteraard meegaan met de tijd en daarom wordt af en toe de wet gewijzigd. Dat is mooi, maar als je in de geldende statuten de oude wettekst had overgeschreven, blijft daarin natuurlijk gewoon de oude wettekst staan. Ik ken geen enkele organisatie die bij iedere wetswijziging de statuten meteen aanpast. En neem je eens de moeite om de statuten ergens op na te slaan, dan kom je dus uit bij niet meer geldende regels. Je wordt dan gemakkelijk op het verkeerde been gezet, want je denkt dan de regels te kennen, terwijl die eigenlijk al weer verouderd zijn.
Mijn stelling luidt dat notarissen u moeten helpen kennis te nemen van de interne regels, door begrijpelijke en toegankelijke statuten op te stellen. Houdt ondertussen uw geldende statuten binnen handbereik (letterlijk). De kans is dan allicht groter dat u er in kijkt.
