Joop Jansen
In de media lees je vaak dat een klokkenluider aan het kortste eind trekt, terwijl hij juist een melding doet om een misstand aan het licht te brengen en integriteit te bevorderen. Om de bescherming van de melder te verbeteren is de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) op 18 februari 2023 in werking getreden. Deze geldt voor met name organisaties met 50 personen of meer. De nieuwe wet vraagt veel van een organisatie. In de praktijk blijkt dan ook dat huidige meldprocedures niet volstaan om te voldoen aan de wet. Aanscherping en uitbreiding zijn meestal vereist. Ook is het maar de vraag of hiermee daadwerkelijk wordt bijgedragen aan een veilige organisatiecultuur. Het is dus duidelijk iets meer dan een ‘papieren’ regeling opstellen.
De nieuwe wet vereist nogal wat aanpassingen in de interne meldprocedure en in het vergroten van het interne bewustzijn voor een veilige organisatiecultuur. De doelstelling van de Wbk is tweeledig: het bieden van een betere rechtsbescherming aan klokkenluiders én het bijdragen aan de oplossing van maatschappelijke misstanden. Om deze doelstelling te kunnen realiseren is de wetgeving op een aantal punten veranderd. Te beginnen met een aanscherping van de eisen voor de meldprocedure en meldkanalen. Ook geldt er nu een uitgebreid verbod op benadeling. Iets dat de werkgever moet kunnen aantonen. Daarnaast kan een bredere groep personen een melding doen. Denk aan vrijwilligers, sollicitanten en leveranciers.
De praktische gevolgen
Voor een goede interne meldprocedure, in lijn met de nieuwe wetgeving, begint het met het herzien en aanpassen van de huidige procedure. We noemen een paar voorbeelden. Ook andere relaties dan werknemers moeten een melding kunnen doen. Melders moeten weten waar ze op kunnen rekenen. Dit vraagt een andere communicatie van de meldprocedure. Meldingen moeten via verschillende kanalen gedaan kunnen worden. Ook hierin moet de meldprocedure voorzien. Het opslaan van meldingen in een speciaal register is vereist.
Uiteraard is het nog belangrijker om een cultuur van openheid en bescherming rond klokkenluiden te bevorderen en te zorgen voor voldoende bewustzijn binnen de organisatie. Zo kunnen signalen die wijzen op een melding zoals bedoeld in de Wbk vroegtijdig worden herkend. Het begint bij een goede interne meldprocedure, maar dan ben je er nog niet.
Actieplan
Het is cruciaal om de huidige procedure in lijn te brengen met de nieuwe wettelijke vereisten. Dit kost tijd. Is uw organisatie nog niet gestart? Start dan nu. Het is verstandig om in ieder geval onderstaande acties uit te voeren. Bovendien kan het raadzaam zijn om u door een expert te laten adviseren.
1. Richt een onafhankelijk meldpunt in waar werknemers en andere relaties hun vermoedens van misstanden op een veilige manier en via verschillende kanalen kunnen melden.
2. Benoem een onafhankelijk onderzoekspunt dat een ontvankelijk verklaarde melding onderzoekt en opvolgt.
3. Krijg instemming van de ondernemingsraad.
4. Richt een meldregister in.
5. Leg de meldprocedure vast en implementeer deze in de organisatie.
Het is goed om zich te realiseren dat u er als organisatie nog niet bent als u een ‘papieren’ meldregeling hebt. Het is essentieel om intern voldoende bewustzijn voor een veilige organisatiecultuur te creëren. Bevorder daarom een cultuur van openheid. Alleen dan kunnen signalen tijdig herkend en opgepakt worden, nog voordat er een melding is.
De auteur, Joop Jansen, is als Chief Legal Officer en gecertificeerd vertrouwenspersoon werkzaam bij Partner in Compliance.
