De voor- en nadelen van auditen op afstand
Omdat we tegenwoordig vaker en gemakkelijker ons werk op afstand kunnen uitvoeren, zien we dat ook steeds vaker terug in het audit proces. Daarbij wordt “Remote Auditing”, het op afstand afnemen van audits, steeds aantrekkelijker. Digitale beheersystemen kunnen auditors de externe toegang geven die ze nodig hebben, en videobellen biedt flexibiliteit wanneer de benodigde interviews afgenomen dienen te worden. Remote audits besparen tijd en geld en zijn minstens net zo effectief als een audit op locatie. Het levert daarnaast een belangrijke bijdrage aan een efficiënt verloop van een audit of het certificeringsproces. Hierna ga ik in op een aantal voor- en nadelen van remote audits, zodat u zelf kunt bepalen of u met uw eigen organisatie ook mee kunt gaan met deze nieuwe trend.
De belangrijkste voordelen van remote audits op een rij:
Auditors hebben nu de mogelijkheid gekregen om locatie onafhankelijk relevante informatie te ontvangen en te delen, documentatie en processen te beoordelen en interviews en observaties uit te voeren. De voorbereiding van zowel de auditor als de organisatie die ge-audit wordt zijn stukken beter. Er wordt namelijk voorafgaand aan de audit vanuit beide partijen een betere voorbereiding verwacht dan bij een normale audit. Bij gebruik van de juiste software is er ook al een geautomatiseerde audittrail, historie en gekoppelde bewijslast beschikbaar. Zodoende zal het auditproces zo optimaal mogelijk verlopen, ontstaat er meer betrokkenheid en een betere samenwerking en wordt een gebrek aan kennis zoveel mogelijk vermeden. Het gebruik van de beschikbare technologie en audit software om audits op afstand uit te voeren bespaart tijd en geld. Zo is er geen sprake van reiskosten en kunnen de betrokkenen hun overige tijd efficiënter indelen. Bovendien kunnen audit experts vanuit de hele wereld aanhaken via tools als Microsoft Teams, Google Meet, Skype of Zoom. Het mag duidelijk zijn dat “Remote Auditing” ook nog eens bij aan een lagere ‘carbon footprint’. Vanuit huis werken bespaart namelijk veel autoritjes, wat goed is voor het milieu.
Het uitvoeren van “Remote Audits” is echter niet overal toepasbaar. Audits die betrekking hebben op de fysieke werkomgeving of fysieke processen dienen namelijk standaard op locatie uitgevoerd te worden. “Remote Audits” kunnen ook informatiebeveiligingsissues met zich meebrengen. Daarom is altijd een snelle en goede verbinding èn een veilige manier van informatiedeling via betrouwbare audit software noodzakelijk. Immers, tijdens de afname van een audit wordt vaak vertrouwelijke informatie gedeeld. De interactie met de auditor kan totaal anders zijn via videobellen dan via persoonlijk contact. Het vermogen om lichaamstaal te lezen kan daardoor voor een belangrijk deel verloren gaan, wat voor sommige typen audits van belang kan zijn.
Geert Haisma
