In aanloop naar het Accountancy Event 2020 waar onderwerpen als audit matters en risicomanagement voor accountants en registercontrollers aan de orde komen publiceren we een serie van 4 artikelen met praktijkvoorbeelden die te maken hebben met het thema. Alle voorbeelden komen uit de accountantspraktijk. Het eerste artikel gaat over twee accountants uit Gelderland, over een groothandel in biologisch geproduceerde groenten die levert aan alle grote supermarkten, reformwinkels en natuurwinkels, hoofdzakelijk in Nederland, maar ook daarbuiten. De zoon van de eigenaar hield zich bezig met de automatisering, in eerste instantie als hobby, maar hoe nu verder?
De oprichter/eigenaar is nog steeds betrokken bij het bedrijf, maar heeft een algemeen directeur van buiten de familie aangesteld. Er werkt wel een zoon in loondienst in het bedrijf. Deze heeft eerst als hobby, later serieus, de automatisering van het bedrijf voor zijn rekening genomen en ging zelf software schrijven. Vader en zoon zien kansen om de speciaal voor het groothandelsbedrijf en de productie afgestemde software te vermarkten. De sinds kort aangestelde algemeen directeur wenst echter meer zekerheid voor deze bedrijfskritische software. Hij wil een verzakelijking van de verhouding met de softwareontwikkelaar.
De volgende vragen moeten nu worden beantwoord:
• De software is door de zoon in loondienst ontwikkeld. Maar waar ligt nu juridisch de intellectuele eigendom?
• Welke juridische structuur is gewenst en hoe wordt deze intellectuele eigendom ingebracht?
• Voor levering aan derden zijn de volgende zaken nodig: een licentieovereenkomst, leveringsvoorwaarden, SLA, onderhoudsovereenkomst en de overeenkomsten tussen eigen BV’s.
Afgezien van het feit, dat er nog veel meer vragen kunnen worden gesteld over risico’s en aansprakelijkheden, zijn er ook voor nu en de toekomst fiscale vragen. De ingeschakelde IT-jurist werd door de accountants ingezet om het een en ander goed te regelen, zoals de noodzaak van het onderhoud en ondersteuning op juridisch vlak. De verhouding tussen de oprichter/eigenaar die nog steeds betrokken is bij het bedrijf, maar die wel een algemeen directeur van buiten de familie heeft aangesteld werd ook geregeld. Vervolgens was de zoon aan de beurt, de software ontwikkelaar, die in loondienst is van het bedrijf, maar zoals gezegd in eerste instantie als hobby de automatisering voor zijn rekening nam.
Dit alles met in het achterhoofd dat de accountant verplicht is om onderzoek te doen naar de continuïteit van de software / automatisering.
