Bart van Praag
Inconsistent, gefragmenteerd en controversieel. Het zijn woorden die van toepassing zijn op de wijze van financiële verslaglegging bij veel bedrijven. De oorzaken daarvoor zijn aanwijsbaar. Vasthouden aan verouderde systemen en koudwatervrees zorgen er onder meer voor dat het risico op menselijke fouten blijft toenemen. Met mogelijke boetes, kosten en reputatieschade als gevolg. Technologische vooruitgang heeft een belangrijke rol gespeeld bij het verbeteren van de rapportages in de financiële sector. Terwijl traditionele rapportages werden uitgevoerd met handmatige, op papier gebaseerde processen die een enorme hoeveelheid tijd, middelen en geld kostten, stelde technologie organisaties in staat om processen efficiënt te stroomlijnen, ondanks de toenemende hoeveelheid gegevens.
Hoewel de acceptatie van digitalisering is toegenomen, beperken veel organisaties zichzelf nog steeds door oude processen en legacy systemen te hanteren. Dit is veelal te wijten aan de bandbreedte waarin IT-teams opereren en hun vermogen om software te adopteren en te beheren. Daarnaast geven teams simpelweg ook de voorkeur aan het gebruik van oude processen en systemen vanwege het gemak van het werken met een technologie die ze al kennen.
Complexiteit gepaard met versnippering
Doordat sommige organisaties bestaande – legacy – systemen gebruiken en anderen de digitalisering omarmen, wordt de financiële verslaglegging een meer inconsistent en gefragmenteerd proces. Deze disconnectie biedt immers ruimte voor fouten. Dure fouten, omdat het aantal boetes, herstelkosten en reputatieschades voor bedrijven toenemen. Het is dan ook niet zo verwonderlijk dat het voor organisaties een topprioriteit is geworden de foutmarges te minimaliseren.
Rapportageprocessen stroomlijnen
Connected auto’s, huizen en apparaten worden vandaag de dag beschouwd als de norm. Toch weigeren veel organisaties nog steeds op dezelfde wijze naar het rapportageproces te kijken. Als je rapporten – documenten, spreadsheets, etc… – met elkaar verbindt, minimaliseer je simpelweg het risico op menselijke fouten, bespaar je geld en verbeter je de consistentie binnen de onderneming. Dankzij het automatiseren van dit proces wordt een (cijfermatige) correctie consistent in meerdere spreadsheets, presentaties en rapporten doorgevoerd.
Automatisering helpt ook bij het stroomlijnen van het proces van documentconsolidatie, -productie, -evaluatie en -goedkeuring. Deze processen hebben invloed op elke fase van het financiële rapporteringskader: verzamelen, aggregeren en delen.
Meer in het algemeen verbetert automatisering door:
* Consistentie van gegevens – Uit onderzoek van EY blijkt dat bijna 75% van de ondernemingen vertrouwt op meer dan zes verschillende rapportagesystemen – zoals ERP-, CRM- en HCM-systemen. De gegevens binnen die systemen verliezen hun context en lopen het risico van inconsistentie als ze worden geëxporteerd en losgekoppeld van de bron. Bij gekoppelde rapportages worden mensen, processen en gegevens daarentegen verenigd, om zo de nauwkeurige rapporten te leveren die bijvoorbeeld toezichthouders en aandeelhouders eisen.
* Samenwerking – Verouderde processen en losgekoppelde softwaretechnologieën zijn inefficiënt. Daardoor zie je dat organisaties vaak vertrouwen op omslachtige handmatige processen, grote teams, externe consultants en een verscheidenheid aan puntoplossingen om belangrijke taken uit te voeren. Probeer dan maar eens aan het eind van de rit de meest nauwkeurige en recente versie van elk document te traceren. Dit geldt zeker voor ondernemingen die met diverse teams op verschillende locaties en in verschillende tijdzones werken. Door het automatiseren neemt de nauwkeurigheid toe over de verschillende versies van documenten heen, ongeacht tijd, locatie of taal. Daarnaast verbetert de samenwerking voor een snelle, betrouwbare rapportage aan het managementteam, investeerders en regelgevers.
* Nauwkeurige rapportage – Een gemeenschappelijke uitdaging is de voortdurende groei en complexiteit van veel ondernemingen, met een toenemend aantal werknemers en datapunten verspreid over de hele wereld. Deze schat aan gegevens wordt vervolgens verspreid over honderden verschillende bronnen en opgeslagen in incompatibele formaten. Door één enkele bron van waarheid te creëren, kunnen ondernemingen erop vertrouwen dat alle documenten, presentaties, dashboards en rapporten up-to-date en consistent zijn, wat de risico’s van foutieve informatie beperkt.
* Vertrouwen op de IT- Bij elke punt in het proces van integratie van een nieuwe financiële rapportage-, gegevensconflicten- of risicobeheertool moet een IT-team betrokken worden – van installatie tot software upgrades. Een zeer complex proces, waarbij IT-teams meerdere uren inplannen om elke update te downloaden en te installeren. Bij cloud gebaseerde technologieën wordt dit weggenomen. Platforms in de cloud worden automatisch op de achtergrond bijgewerkt, waardoor teams efficiënt en ononderbroken kunnen werken en IT-teams waardevolle tijd kunnen besparen om zich op prioriteiten te concentreren.
Datavolume neemt toe, zoals ook de regelgeving. Dit betekent dat organisaties prioriteit moeten geven aan transparantie, efficiëntie en controleerbaarheid, zoals bij audits en financiële verslaglegging. Dat verlangt moderne – veilige – processen die menselijke fouten minimaliseren. Als je als onderneming succesvol en met minder risico de toekomst wilt ingaan, is automatisering van de processen noodzakelijk, om een belangrijk punt van zorg te kapittelen: menselijke fouten.
De auteur, Bart van Praag, is General Manager EMEA bij Workiva.
