Geert Haisma
Bestuurders willen graag op een succesvolle manier hun doelen halen, maar ze laten soms kansen liggen waarmee ze succes kunnen vergroten. Dit gebeurt in de publieke sector als ook in het bedrijfsleven. Uit onderzoek van Ruud Bouwman naar 250 organisaties in Nederland komt naar voren dat er drie belangrijke oorzaken zijn waardoor organisaties matig of onvoldoende presteren, te weten geen duidelijke doelen, onvoldoende risicomanagement en onvoldoende management informatie. Succesmanagement richt zich ook op deze drie oorzaken en stelt ze als basis voor succes. Bij succesmanagement draait het om de relatie tussen doelen, activiteiten en risico’s om de gewenste doelen te bereiken. In de praktijk van alle dag is succes vaak weerbarstig. Er wordt hard gewerkt, maar we komen vaak minder snel vooruit dan gehoopt.
Drie elementen staan centraal als we spreken over succesmanagement:
1. Heldere doelen
2. Juiste activiteiten
3. Belangrijkste risico’s
1. Heldere doelen
Met stip op 1 staat het ontbreken van een duidelijke doelstelling. Geen consensus in het bestuur of geen duidelijk geformuleerd doel, leidt ertoe dat de organisatie geen duidelijke richting heeft waar ze naar toe moet werken. Afdelingsmanagers maken zelf naar beste eer en geweten hun keuzes. Een ieder doet zijn best en de organisatie / onderneming gaat vooruit, dankzij een ieders individuele inspanning. Stap 1 op weg naar een succesvolle bereiking van de gestelde doelen is dan ook een door het team gedragen heldere doelstelling. Het belangrijkste van een doel is dat het richting geeft aan de organisatie. Veel organisaties beschikken over het onbenutte potentieel om veel meer te doen met dezelfde mensen (of hetzelfde met minder mensen). En dat begint met een duidelijke doelstelling.
Publieke organisaties: Politiek versus concrete doelen
Publieke organisaties kenmerken zich door een grote verscheidenheid aan producten en diensten. Dat leidt tot meerdere programma’s met meerdere doelen. Complicerende factor in een politieke omgeving is dat politici hun doelen graag met opzet een beetje ‘fuzzy’ houden zodat ze er niet hard op kunnen worden afgerekend. Voor de organisatie geeft dit echter minder duidelijkheid. Een oplossing is om onder de politieke doelen, zoals bijvoorbeeld een coalitie akkoord, een ambtelijke vertaling te maken naar concrete interne doelen. Deze interne doelen helpen dan richting te geven aan de organisatie.
2. Juiste activiteiten
Medewerkers voeren heel veel activiteiten uit om hun doelen te bereiken. Maar leveren die allemaal wel een bijdrage aan het gewenste doel? Of doen ze dit slechts gedeeltelijk? Of zijn er andere alternatieve activiteiten denkbaar die minder kosten en toch effectiever zijn? Met behulp van een beleidscanvas wordt de kosteneffectiviteit van activiteiten gerelateerd aan de gestelde doelen. Dit geeft inzicht voor aanpassing of alternatieve activiteiten die vaak ook direct tot structurele besparing leiden.
‘Out of the box’ denken
Creatief en ‘out of the box’ denken is belangrijk om effectiever een doel te bereiken. In het voorbeeld van de eenzame ouderen is gebruik gemaakt van data-analyse en het durven loslaten van het bestaande. Ook bij gemeenten speelt het voorbeeld van jeugdzorg waar creatief denken van belang is. Niet denken vanuit het budget (€ 600 miljoen tekort) maar hoe kunnen we de jeugdzorg beter maken? Sinds de decentralisatie is het aantal zelfmoorden onder de jeugd ongeveer anderhalf keer zo hoog. Dus niet denken vanuit de wijkteams, maar vanuit de keten. Wie kunnen het beste signaleren? Scholen? Wie kan het beste de indicatie stellen? De wijkcoach of huisarts die over veel meer informatie beschikt? Wie kan het beste zorg verlenen? Waarom eindigen veel zorgtrajecten abrupt en leiden daarna tot recidivisme? Kunnen dingen slimmer worden gedaan? Wat kan worden geleerd van ervaren Duitse gemeenten? Het gaat daarbij vooral om het anders denken: Vanuit het doel, vanuit de keten en niet denken vanuit het budget. Het budget geeft slechts het kader waarbinnen doelen effectief moeten worden gerealiseerd. Door te sturen vanuit het budget wordt juist de doelstelling uit het oog verloren of staat op gespannen voet met de inhoudelijke doelstelling waardoor weer onduidelijkheid ontstaat.
Een mooie uitspraak van Einstein op dit vlak luidt als volgt: “We kunnen een probleem niet oplossen met de denkwijze die het heeft veroorzaakt”. Je moet dus ook anders durven denken en doen.
3. Belangrijkste risico’s
Verder kijken dan de neus lang is voorkomt verrassingen waardoor doelen niet, of slechts gedeeltelijk, worden bereikt. Door met elkaar de belangrijkste belemmeringen (risico’s) te beheersen neemt de kans op het succesvol bereiken van de gestelde doelen toe. Het denken vanuit doelen leidt ook tot andere risico’s, die er echt toe doen. Het afgelopen jaar hebben veel organisaties hun risicomanagement volwassenheid gemeten met het RMVM volwassenheidsmodel, zoals hierboven dit artikel is afgebeeld. Veel organisaties scoren tussen de 2 en 3 en bevinden zich in de ontwikkel- of structureringsfase van het model. Benieuwd hoe uw organisatie scoort op risicomanagement?
Management Control: Actueel inzicht om bij te sturen
Om succesvol doelen te bereiken moet er regelmatig worden bijgestuurd. Doen we nog de juiste dingen en beheersen we de bekende risico’s om uiteindelijk succesvol te zijn? Om succesvol te zijn en te blijven dient effectief de vinger aan de pols te worden gehouden en moet de relatie tussen doel, activiteit en risico continu worden gemonitord. De nieuwste generatie Management Control software ondersteunt hierbij en integreert gegevens in een dashboard. Onderwerpen als het bereiken van de doelen, activiteiten, kosteneffectiviteit, key controls, risico’s, audits en assessment, kwaliteit- en performance management, compliance, online samenwerken, etc… worden in één systeem gebundeld. Dit geeft zowel teams als management actueel inzicht om bij te sturen op succes en zorgt voor het ‘In Control’ zijn van de organisatie.
Samenvatting
Bij het besturen van een organisatie gaat het erom dat de gestelde doelen worden bereikt. Dat lukt alleen succesvol door de doelen helder te formuleren, de juiste activiteiten te ondernemen en de belangrijkste risico’s te beheersen die het bereiken van de doelen in de weg kunnen staan. Het afspreken van doelen, bijsturen op activiteiten en onderkennen van risico’s moet een permanent onderwerp van gesprek zijn binnen het bestuur en tussen bestuur en management. Dat maakt een organisatie en haar bestuurders meer succesvol!
De auteur drs. Geert Haisma is partner van Fully in Control en de auteur bedankt prof. dr. P.B. Boorsma, emeritus hoogleraar risicomanagement en openbare financiën aan de Universiteit Twente, voor zijn opmerkingen.
