Verlies het oorspronkelijke doel niet uit het oog als het om compliance gaat!

Onlangs sprak Wobbe van der Meulen van Hofmeier tijdens het RiskCongres Public Values in Den Haag over het thema “Compliance, verlies het oorspronkelijk doel niet uit het oog.” Aan de hand van een voorbeeld liet hij zien dat je altijd in het oog moet houden wat nu de bedoeling is, ook als je de regels naleeft. Er zijn er in Nederland gezinnen met een veelheid aan problemen. Een deel van deze gezinnen worden “multi probleemgezinnen” genoemd. In Nederland zijn er naar schatting ongeveer 35.000 probleemgezinnen, waarvan 26.000 multi probleemgezinnen.

Wobbe noemde als voorbeeld een stad in Midden-Nederland met 150.000 inwoners, waarvan er zo’n 950 gezinnen in de problemen zitten. Van deze 950 gezinnen vallen er 750 onder de zogenaamde multi probleemgezinnen. Bij minder dan 10% van deze multi probleemgezinnen komen er maar liefst 15 tot 20 instellingen ’over de vloer’. Het kostenplaatje hiervan is hoog. In deze stad is men alleen met minder dan 10% van de probleemgezinnen al meer dan de helft kwijt van het budget voor deze problemen…
Schulden maken vaak onderdeel uit van de problematiek. Huisuitzetting kan daarvan het gevolg zijn. Dat is ingrijpend, want dan heeft het gezin naast alle bestaande problemen ook nog eens hun veilige thuisbasis verloren. De huisuitzetting is een gevolg van een simpele regel bij een woningcorporatie, de huur moet betaald worden, anders wordt je het huis uitgezet. Echter, juist deze mensen in probleemsituaties behoren tot de doelgroep van de woningcorporaties. Het navolgen van de regel leidt hier tot een onwenselijke situatie (nog meer problemen) en enorme kostenposten voor alle betrokken partijen. De gezinnen raken verstrikt in een nieuw woud van problemen en ook de belasting van de betrokken instanties neemt enorm toe. Er moet een andere woning worden gevonden, intakes bij andere hulpverleners etc. etc. etc.
Het blindelings naleven van de betalingsverplichtingsregel leidt hier tot een ongewenst resultaat. Voor de gezinnen in ingewikkelde situaties met vele problemen is wonen een basisbehoefte naast eten en drinken Wonen is in Nederland een grondrecht en we hebben voor mensen die daar zelf niet of moeilijk in kunnen voorzien een vehikel: ‘de woningcorporatie’. Zij zijn er nou juist voor om voor mensen in moeilijke situaties een oplossing op het gebied van wonen te bieden, een veilige thuishaven. Dat is de bedoeling!
Controllers versus compliance officers
In het voorbeeld van Wobbe zijn de betrokken partijen om tafel gaan zitten en hebben besloten dat de aanpak van huisuitzetting voor deze doelgroep op een andere manier georganiseerd moet worden. Samen hebben ze besloten dat ze in plaats van deze mensen het huis uitzetten, ze de huur van de gezinnen (in eerste instantie voor een jaar) kwijtschelden zodat de gezinnen kunnen blijven wonen. Daar komt natuurlijk het een en ander bij kijken, maar de woningcorporatie heeft er alsnog voor gekozen om deze lijn door te trekken. Maar niet alle gezinnen komen hiervoor in aanmerking, alleen zij die van goede wil zijn en zich aan het pakket van afspraken houden. Deze praktische oplossing betekende hier en daar het buigen van en soms ‘overtreden’ van regels, maar leverde een betere oplossing op voor de betreffende gezinnen en de betrokken instanties en zorgde voor een aanmerkelijke kostenbesparing en verminderde inzet van hulpverleners.
In dit geval was het komen tot een voor elke partij betere oplossing mogelijk, omdat er mensen binnen de organisaties werken die konden denken vanuit de bedoeling: ‘het huisvesten van mensen; het oplossen van sociaal-maatschappelijke problemen van mensen; het aanpakken van de schuldenproblematiek van mensen’, etc… Mensen die de regeltjes aan de kant durfden te schuiven. Dat is ook belangrijk voor de finance en control functie binnen organisaties. Wat je ziet bijvoorbeeld is dat bij woningcorporaties sinds kort de onafhankelijke controllers functie verplicht is. Deze wordt per corporatie verschillend ingevuld. De een zit erg aan de compliance kant (vinken langs de lijn van de regeltjes) en de ander zit meer in de rol van business controller / adviseur (meer werkend vanuit de bedoeling). Per organisatie ligt het anders, op basis van hoe organisaties zich ontwikkelen kan er gekozen worden voor een meer traditionele controllersrol of een adviserende rol met het oog op de toekomst en de veranderende maatschappij.
Wobbe van der Meulen: “ In eerste plaats moet je de interne processen goed begrijpen. Je moet de omgevingsradar hebben en strategisch kunnen denken van wat gebeurt er binnen de organisatie en wat er buiten gebeurt. Hoe ga ik dat inzetten om met mijn organisatie doelen te kunnen bereiken. Wat je uiteindelijk nodig hebt is iemand met durf, lef en die goed kan communiceren. Als je op de traditionele manier in de financiële kolom zit, dan ga je niet zo snel met je partners in gesprek over welke oplossingen er mogelijk zijn. Dan blijf je veilig zitten aan de kant van de regels en komen die dilemma’s van volg ik de regels of denk ik vanuit de bedoeling en kijk ik wat ik binnen de regels kan organiseren niet op je pad. Tegenwoordig wordt er als financial of controller van je verwacht dat je binnen de afdelingen communiceert met de mensen binnen het bedrijf en de mensen daarbuiten. Tevens moet je informatie halen, maar je moet ook zeker zaken brengen.”
Als je blijft redeneren vanuit de doelstelling met oog voor de regels en als je het samen doet kom je veel verder dan wanneer je enkel en allen braaf de regeltjes volgt.