In de USA is het inzetten van de “Compliance Monitor” een zeer ingrijpende maatregel

Marc Pierar & Michel Klompmaker
Ingeborg Braam heeft als onderdeel van haar studie rechten een onderzoek gedaan naar de “compliance monitor” in de USA tijdens haar werk als Law Assistant bij het advocatenkantoor De Brauw Blackstone Westbroek. Tijdens een van de casestudies van het Risk & Compliance Jaarcongres bespreekt zij de belangrijkste aspecten en bevindingen van haar onderzoek en maakt zij een vergelijking met de Nederlandse situatie.

In de USA is het inzetten van een compliance monitor een zeer ingrijpende maatregel. Een dergelijke monitor wordt ingezet bij een bedrijf waar fraude is vastgesteld of een andere werkwijze is geconstateerd die strijdig is met de wet.
De compliance monitor wordt geselecteerd uit een pool van onafhankelijke mensen die is voorgesteld door de Department of Justice, hierna te noemen DoJ. De compliance monitormoet “highly qualified” zijn en elke schijn van belangenverstrengeling met de betrokken onderneming of de DoJ probeert men te voorkomen. Toch zijn er in de USA geluiden te horen dat dit niet helemaal het geval is, omdat de mensen in de pool vrijwel altijd in het verleden een band met de overheid hadden, en dat er dus wel degelijk sprake zou kunnen zijn van vriendjespolitiek.
De compliance monitor doet een zogenaamde root-cause analysis en probeert de dieperliggende oorzaak van het probleem te vinden. Dit betreft niet alleen eventuele misstanden in de onderneming, maar ook de rol en betrokkenheid van het senior management en de bedrijfscultuur bij het ontstaan en voortduren van die misstanden.
Maatregelen moeten verplicht uitgevoerd worden
De inzet van een monitor beslaat gemiddeld zo’n twee à vier jaar. Alle kosten die verbonden zijn aan de inzet van de compliance monitor alsook de onderzoekskosten zijn voor rekening van de onderneming in kwestie. Het is dan ook een zeer ingrijpende maatregel, vooral omdat de compliance monitor het recht heeft alle maatregelen te nemen die hij of zij relevant acht, maatregelen die de onderneming in beginsel verplicht is uit te voeren. Bij verschillen van mening of conflicten tussen de onderneming en de compliance monitor treedt de DoJ op als mediator. Het is dan de DoJ die beslist of een onderneming een aanbevolen maatregel dient op te volgen.
Is de compliance monitor in de USA een externe en onafhankelijke functionaris, in Nederland zijn vergelijkbare functionarissen in dienst van de onderneming. Een voorbeeld hiervan isde Chief Compliance & Risk Officer, verder CCRO, die in het kader van een schikking bij een onderneming is aangesteld.
De CCRO rapporteert alleen intern, aan de leiding van het bedrijf, terwijl de compliance monitor ook extern rapporteert (aan de DoJ). De compliance monitor is onderdeel van de strafrechtelijke keten met dito bevoegdheden, de CCRO is dat niet.
Door een aantal strafzaken is de aandacht in Nederland voor compliance de laatste jaren sterk toegenomen. Organisaties zoals het Openbaar Ministerie zijn nog zoekende naar een manier om adequaat te reageren en te anticiperen op dit soort schandalen. Wel is duidelijk aan het worden, ook voor ondernemingen, dat compliance meer is dan een ‘paper policy’ en dat de gevolgen enorm kunnen zijn bij het niet juist, tijdig en correct uitvoeren van die beleid.