Compliance in de dealingroom

De eisen die regulators stellen aan financiële instellingen worden vooral niet lichter. Zeker als het gaat om de communicatie in de dealingroom is die regelgeving streng en ook complex. Alleen met excellente IT oplossingen kan dit adequaat worden gedaan. Gudmundur Kristjansson, Director Trading Floor Applications van NICE en Harry Spronk, Sales Manager van NICE Actimize, werden door het Risk & Compliance Platform Europe ondervraagd over communicatie aspecten in de dealingroom, met het oog op de toegenomen regeldruk, ook daar in de dealingroom.

Gudmundur Kristjansson: “Trading compliance is bijzonder complex. En dat wordt de aankomende tijd alleen maar erger. Niet alleen omdat de regulator hogere eisen stelt aan de transparantie van het ‘handelen’, maar ook omdat het aantal communicatie kanalen dat de gemiddelde ‘trader’ tot zijn beschikking heeft niet afneemt. Integendeel.” Naast de telefoon en email maakt de professional in de dealing room ook gebruik van instant messaging, communicatie via handelsplatformen zoals Bloomberg, maar ook van andere ‘social media’. Hier kan je als financiële dienstverlener laten zien dat je monitort op een manier die de regulator wil. Dat je op basis van die monitoring inderdaad beleid kan handhaven en professionals – als dat nodig is kan corrigeren of sanctioneren – zonder ook weer hun privacy te schaden.”
Het monitoren van communicatie
Het monitoren van de communicatie van de dealing room om ‘insider trading’ en allerlei andere vormen van non-regulator handelen te voorkomen, is om verschillende redenen lastig. Allereerst het volume van deze communicatie. Van een gemiddelde dealing room is alle gesproken communicatie op één dag voldoende data om één FTE een volledig werkzaam leven bezig te houden.
Harry Spronk: “En dan spreken al die traders ook nog eens in hun eigen taaltje en een enkeling heeft een vreemd accent. Daarnaast is er dan ook nog het geschreven verkeer van e-mails, IM’s en via terminals. Het ‘met de hand’ terugluisteren en teruglezen van al deze communicatie is niet te doen. Dat moet worden geautomatiseerd.”
NICE heeft verschillende ‘Communication Surveillance’ tools ontwikkeld, waarmee zowel actief als passief de communicatie van een dealing room kan worden geëvalueerd. Met deze suite kan continue – op bepaalde trefwoorden of contactpatronen – worden ‘bewaakt’. Ook kan achteraf, bijvoorbeeld op verzoek van de regulator of opsporingsdiensten, alle verkeer worden doorzocht. Dat kan op een breed scala aan variabelen. En wanneer een gesprek van een bepaalde trader is gevonden waarin een gezocht trefwoord wordt gebruikt dan kan – binnen een eenvoudig dashboard – zichtbaar worden gemaakt met wie die trader die dag nog meer heeft gesproken of over welke andere onderwerpen die trader met dezelfde ‘Counter Party’ ook nog contact heeft gehad.
De regulator heeft standaard een drietal eisen:
– Alle relevante communicatie moet worden bewaard.
– De transactie moet kunnen worden gereconstrueerd zoals deze heeft plaats gevonden.
– Het monitoren van de communicatie daaromheen moet homogeen gebeuren.
De communicatie surveillance suite van NICE biedt supervisors de mogelijkheid om alle communicatie te doorzoeken en bij het vinden van een incident kan alle gekoppelde communicatie én handel worden gereconstrueerd. Daarmee wordt de basis gelegd voor een ‘risk management program’.
Het herkennen van stemmen
Gudmundur Kristjansson: “De software herkent echt wat de stemmen zeggen. Veel mensen kunnen het niet geloven tot ze een demonstratie hebben gezien, maar de technologie ‘luistert’ echt en dus kan gesproken communicatie op basis van trefwoorden worden doorzocht.”
Wanneer dan er reden is om verder te zoeken, biedt de suite van NICE de mogelijkheid om een deal integraal te reconstrueren. Binnen een multimedia player wordt grafisch de verschillende interacties tussen mensen – binnen en buiten de instelling – getoond en dat synchroon met een tijdslijn. Dat kan relatief aan de oppervlakte, belangrijke trefwoorden zijn duidelijk ge-highlight zichtbaar, of woord voor woord dus gedetailleerd.
Een financiële instelling kan natuurlijk ‘zoeken’ naar alle personen, partijen, transacties of trefwoorden die vanwege een bepaald incident van interesse zijn. Daarnaast kan het platform van NICE ook continue op bepaalde trefwoorden zoeken, zodat pro-actief kan worden gereageerd wanneer zo’n trefwoord in een bepaalde combinatie voorkomt of wordt gebruikt door een specifieke handelaar of tegenpartij.
Harry Spronk: “De voordelen van die pro-actieve aanpak zijn groot. Het maakt het risico voor een instelling kleiner. En door actief te monitoren én in te grijpen als nodig, is de kans op een boete kleiner. Daarnaast dalen de kosten voor de monitoring en ‘Risk Accessment’, want met de suite kan een groot deel van het proces rond de monitoring worden geautomatiseerd.”
Pro-actieve aanpak
Via de gebruikersinterface kan de ‘operator’ van het systeem patronen inzichtelijk kan maken. Deze interface biedt ook de mogelijkheid om externe factoren mee te nemen in de analyses. Dat kunnen bijvoorbeeld ook elementen uit het nieuws zijn, bedrijfsnamen of elk ander willekeurig trefwoord.
De ‘Communications Surveillance Suite’ van NICE is te integreren met het ‘handelsanalyse systeem van NICE Actimize (Trade Surveillance). Dit is een geïntegreerde compliance oplossing voor brokers, vermogensbeheerders en ‘Clearing Firms’ om in één keer voor de hele onderneming alle marktinteractie te analyseren. Deze systematiek laat zich uitstekend koppelen aan bestaande IT-platforms en is eventueel (hybride) als cloud oplossing beschikbaar.
Gudmundur Kristjansson: “Deze oplossingen samen zorgen voor een volledige ‘life cycle’ monitoring en analyse van alle handel. De data die nodig is om deze monitoring en analyse te kunnen doen, kan komen vanuit elke data-set. Dus informatie die wordt gegenereerd uit de eigen handelssystemen, maar ook vanuit andere bronnen. Deze modulaire architectuur betekent dat de gebruiker ook als de aanwijzingen vanuit regulators wijzigen altijd kan actualiseren.”