Gedrag is bepalend in het contact met de toezichthouder

Michel Klompmaker
Naar aanleiding van ons congres volgende week over Behavioural Risk hadden we onlangs een gesprek met Ron Brummans over de risico’s van het eigen gedrag in het gesprek met de toezichthouder. Brummans heeft jarenlang gewerkt als accountant en vanaf 2001 als toezichthouder bij De Nederlandsche Bank en daarvoor bij de Pensioen- en Verzekeringskamer. Daarnaast is hij opgeleid als coach. Hij heeft zich sinds gespecialiseerd in de begeleiding van organisaties, bestuurders en commissarissen bij het voeren van gesprekken met de externe toezichthouder. Sinds 2012 is hij als partner verbonden bij de coöperatie ACS en werkt hij als zelfstandig adviseur, consultant en coach bij het door hem opgerichte ACS SuperVision Consult.

Die risico’s in het gesprek met de toezichthouder zijn terug te voeren op het kernbegrip vertrouwen. Een belangrijk begrip in onze maatschappij, want zonder vertrouwen resteert een maatschappij die functioneert op basis van angst. Zonder vertrouwen implodeert ook ons hele geldstelsel en daarmee onze maatschappij. Externe toezichthouders streven naar herstel van vertrouwen van de maatschappij in financiële maar ook bijvoorbeeld sociale ondernemingen als woningcorporaties. Als extern toezichthouder willen ze dat vertrouwen kunnen geven. De risico’s die leiden tot wantrouwen willen zij kunnen uitsluiten.
Waarom bent u begonnen met het begeleiden van bestuurders en commissarissen voor de geschiktheidstoets?
Ron Brummans: “Als toezichthouder bij DNB had ik een interessante maar heel erg ingekaderde functie. Ik sterk had de behoefte om mijn eigen koers te bepalen en besloot daarom voor mezelf te beginnen. Na mijn vertrek bij DNB zocht ik een manier om mijzelf te kunnen onderscheiden in de markt. Daarbij wilde ik iets doen wat dicht aansluit bij wie ik ben en waar ik voor sta. Dat geeft veel energie. Destijds in 2012 stonden de kranten vol van problemen in organisaties die er zijn om mensen te dienen. Daarover kan ik oprecht verontwaardigd raken, omdat vertrouwen voor mij zelf het belangrijkste element is in de omgang met mensen. Ik stel wat dat betreft hoge eisen aan mijzelf maar ook aan de mensen om mij heen. Met mijn huidige werk wil ik een bijdrage leveren aan het herstel van vertrouwen in voor dit land belangrijke organisaties.“
Hoe definieert u vertrouwen?
Ron Brummans: “Vertrouwen is voor mij een product van ethiek en competenties. In formulevorm weergegeven: Vertrouwen = ethiek x competenties. Gebrek aan vertrouwen ontstaat als tenminste één van beide elementen te weinig zichtbaar aanwezig is. Als bijvoorbeeld de ethiek hoog is, maar de competenties zijn nihil, dan is het vertrouwen ook nihil. Het omgekeerde klopt natuurlijk ook.”
Hoe ziet u deze definitie terug in het gedrag van de toezichthouders?
Ron Brummans: “Enerzijds zie je de elementen in de formule terug bij de toetsing van bestuurders en commissarissen op geschiktheid en betrouwbaarheid. Als een van beide elementen niet voldoende aanwezig is, volgt aftoetsing. Anderzijds zie je dat terug in de onderzoeken naar integriteitsrisico’s en gedrag en cultuur. De zichtbare uitkomst van gedrag en cultuur is het handelen van een organisatie ten opzichte van haar omgeving, en dat moet vertrouwen geven. Daarmee zijn cultuur en gedrag ook een product van ethiek en competenties. De toezichthouder wil een gedrag en cultuur zien waardoor organisaties handelen in het belang van de klant.”
En hoe zie ik dat begrip vertrouwen dan terug in jullie praktijk?
Ron Brummans: “Als wij mensen voorbereiden op het gesprek met de externe toezichthouder, dan is dat in de eerste plaats een oefening in eerlijkheid, openheid, zelfinzicht en zelfreflectie. Daarmee krijgen ze het vertrouwen van de externe toezichthouder. Het vertrouwen dat ze in de toekomst in staat zijn hun eigen gedrag te beoordelen en bij te sturen, maar ook de toezichthouder tijdig te informeren bij incidenten.
Maar hoe bereiden jullie mensen dan voor?
Ron Brummans: “Wij houden mensen op allerlei manieren een spiegel voor. In de eerste plaats via het opmaken van het Life Languages profiel, waarin zichtbaar wordt wat de sterke en wat de belangrijke aandachtspunten zijn in communicatie en gedrag. In de tweede plaats maken wij onze cliënten in diverse gesprekken bewust van hun eigen stijl van communiceren en onderzoeken we via doorvragen wat maakt dat ze bepaald gedrag vertonen en of ze zelf zien waar dat vandaan komt. Ten derde onderzoeken wij uitingen van cliënten in het verleden op internet, maar ook discussies die ze hebben gehad met de toezichthouder. En ten vierde, als slotakkoord van onze voorbereidingen, worden cliënten onderworpen aan een simulatiegesprek, waarin wij de rol van de externe toezichthouder aannemen. Steeds weer houden wij hen voor hoe hun communicatie en gedrag overkomen op de ander en waar zij wantrouwen in plaats van vertrouwen oproepen.
Kunt u een voorbeeld geven?
Ron Brummans: “Een jaar geleden kwam een voorzitter van een Raad van Bestuur bij ons. Zij had een oproep gehad van de externe toezichthouder voor een hertoetsingsgesprek. Zij was al een keer eerder door hen bevraagd vanwege een issue, maar later gingen er toch weer wat zaken fout. De externe toezichthouders wilden vaststellen of zij in haar huidige functie wel de juiste persoon op de juiste plek was. In ons eerste gesprek met deze bestuurder hebben we het Life Languages profiel besproken, waarin ook de innerlijke dynamiek van deze bestuurder en de daaruit volgende communicatie aan de orde kwam. Daarnaast hebben we laten zien wat voor communicatie en gedrag ze bij de externe toezichthouder kan verwachten en wat dat voor haar betekent.
Het tweede gesprek was het simulatiegesprek. Dat hadden we voorbereid door ons te verdiepen in haar cv en de cases waarin zaken waren misgegaan. In de rol van de externe toezichthouder hebben we haar vervolgens 1,5 uur lang kritisch bevraagd. Vooral om boven water te krijgen wat het eigen aandeel cq de eigen rol in de gemaakte fouten was. In het terugkoppelingsgesprek daarna herkende zij voor zichzelf de rode draad en dus ook wat ze eraan kon doen. Dat ging over het teveel handelen vanuit vertrouwen in de ander, en het te weinig zien van de risico’s die er wel degelijk waren. Met die bagage is ze op gesprek gegaan, heeft zich open en kwetsbaar opgesteld en laten zien dat ze geleerd heeft. Het besluit van de externe toezichthouder was positief.”
Jullie slagingspercentage is hoog, circa 98%. Hoe doen jullie dat?
Ron Brummans: “Als ik het op een andere manier zou willen zeggen, dan gaat dat over ons streven naar een zichtbaar eerlijke grondhouding bij de kandidaat, naar zichzelf en naar zijn omgeving. Deze houding vertaalt zich vanzelf in een constructieve houding naar de toezichthouder. Gedrag en ‘tone of voice’ spelen in zo’n gesprek een fundamentele rol.”
Wanneer heb je nou een echt goed gesprek met externe toezichthouders?
Ron Brummans: “Dan kom je weer terug bij de vraag wanneer de externe toezichthouder bereid is je zijn vertrouwen te geven. In de kern gaat dat wat mij betreft over:
*  Een onafhankelijke, eerlijke en constructieve basishouding.
*  Het vermogen om jezelf via reflectie bij te sturen.
*  Een toereikend niveau van kennis en vaardigheden.
*  De wil en het vermogen om kennis en vaardigheden in te zetten voor de organisatie.”
En, wat zijn de ervaringen van de kandidaten tot op heden?
Ron Brummans: “We kunnen gelukkig stellen dat vrijwel al onze kandidaten tevreden zijn met de gesprekken die we met hen gevoerd hebben. Indringende gesprekken met externe toezichthouders worden veelal niet als heel prettig ervaren, maar ze horen er nu eenmaal bij en daarom is de voorbereiding daarop essentieel. Het simulatiegesprek dat wij met de kandidaat hebben blijkt dan ook een buitengewoon krachtige voorbereidingsmethode.”
Hoe zien jullie de toekomst?
Ron Brummans: “Het toenemende externe toezicht leidt tot meer gesprekken met externe toezichthouders. Niet alleen bij financiële ondernemingen, maar bijvoorbeeld ook bij accountantskantoren, woningcorporaties een dergelijke. Daar wil je natuurlijk goed doorheen komen. Dat betreft niet alleen de reguliere geschiktheidstoetsing, maar ook hertoetsingen, gesprekken over negatieve uitkomsten uit onderzoeken een dergelijke. Wij stellen onze opgedane expertise daarvoor graag ter beschikking. Daarnaast is onze methode bruikbaar voor werving en selectie.”